Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń
naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
w
Szkole Podstawowej nr 1 im. Janusza Korczaka
z Oddziałami Dwujęzycznymi
Chorzów, 25 .09.2024
§ 1
Definicje
Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:
1) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant oraz osoba zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług;
2) naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, w zakresie określonym w niniejszej procedurze;
3) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
5) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
6) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
8) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
9) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;
11) podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową nr 1 im. Janusza Korczaka z Oddziałami Dwujęzycznymi;
12) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej;
13) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
14) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
15) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 2
Cel i zakres
- Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ustala się wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zwaną dalej „procedurą”.
- Celem ustanowienia procedury jest stworzenie formalnego, bezpiecznego i poufnego mechanizmu, który umożliwia sygnalistom zgłaszanie naruszeń prawa, nieprawidłowości, lub innych działań sprzecznych z etyką w podmiocie prawnym, co pozwala szybko i skutecznie identyfikować oraz rozwiązywać problemy wewnętrzne, minimalizując ryzyko szkód prawnych, finansowych i wizerunkowych.
- Procedurę stosuje się do zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń w obszarach:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a-p;
§ 3
Zgłoszenia wewnętrzne
- Informację o naruszeniu prawa zgłasza się na formularzu, który stanowi załącznik nr 1 do procedury.
Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są pisemnie następującymi kanałami:
a) pocztą tradycyjną kierowaną na adres:
BITPROTECT Zdzisław Korzuch
Urząd Pocztowy Chorzów 1
ul. Pocztowa 1, 41-500 Chorzów
Skrytka pocztowa 54
b) korespondencją elektroniczną w formie załącznika nr 1 na adres:
sp1.chorzow@naruszenie.info
- Podmiot prawny wyznacza Pana Zdzisława Korzucha do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych.
- Osoba, o której mowa w ust. 3 gwarantuje bezstronność, obiektywność, niezależność i poufność wobec przetwarzanych informacji; dysponuje odpowiednią wiedzą z zakresu ochrony danych osobowych; gwarantuje brak uległości wobec potencjalnych nacisków personelu na ujawnienie danych dot. zgłoszenia wewnętrznego.
- Osoba, o której mowa w ust. 3,
- po przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego dokonuje wstępnej weryfikacji, polegającej na ustaleniu, czy osoba zgłaszająca naruszenie jest sygnalistą w rozumieniu ustawy, oraz czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania podmiotu prawnego i czy zawiera inne wymagane załącznikiem nr 1 do niniejszej procedury dane;
- w razie stwierdzonych nieprawidłowości kontaktuje się z sygnalistą w celu ich uzupełnienia;
- informuje sygnalistę o odstąpieniu od przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia będzie negatywna;
- przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
- informuje o zasadach przetwarzania danych osoby trzecie wskazane w zgłoszeniu sygnalisty, zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszej procedury;
- przesyła kompletne zgłoszenie do osoby odpowiedzialnej za prowadzenie działań następczych;
- współpracuje z osobą odpowiedzialną za prowadzenie działań następczych;
- przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, która obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa;
- działa na podstawie pisemnego upoważnienia nadanego przez podmiot prawny, a jeśli reprezentuje podmiot zewnętrzny, na podstawie odrębnej umowy powierzenia;
- prowadzi w formie elektronicznej rejestr zgłoszeń wewnętrznych, do którego wprowadza informacje o zgłoszeniach, wg załącznika nr 2 do niniejszej procedury;
- zobowiązana jest do gromadzenia dokumentacji powstającej w związku z wykonywaniem zadań wyłącznie w postaci elektronicznej;
- zobowiązana jest do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę informacji i dokumentacji przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym, w tym do stosowania bezpiecznych kanałów komunikacji innych niż wykorzystywane w zwykłej działalności;
- zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, które uzyskała w ramach wykonywanych zadań.
- Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne trafi do osoby nieuprawnionej jest ona zobowiązana do przekazania zgłoszenia osobie, o której mowa w ust. 3, oraz nieujawniania informacji o treści zgłoszenia oraz tożsamości osób, których dane zawarte są w zgłoszeniu, także po ustaniu stosunku pracy.
- Anonimowe zgłoszenia wewnętrzne nie są rozpatrywane. Zgłoszenia te podlegają niezwłocznemu zniszczeniu.
§ 4
Działania następcze
- Podmiot prawny wyznacza Pana Zdzisława Korzucha do podejmowania działań następczych, weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i występowania o dodatkowe informacje do sygnalisty.
- Osoba, o której mowa w ust. 1 gwarantuje bezstronność, obiektywność, niezależność i poufność wobec przetwarzanych informacji; dysponuje odpowiednią wiedzą z zakresu ochrony danych osobowych; gwarantuje brak uległości wobec potencjalnych nacisków personelu na ujawnienie danych dot. zgłoszenia wewnętrznego i działań następczych.
- Osoba, o której mowa w ust.1,
- podejmuje niezwłocznie, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, z zachowaniem należytej staranności, zapewniając poufność, obiektywność, bezstronność i niezależność;
- wszczyna kontrolę, postępowanie administracyjne lub wyjaśniające;
- wnosi oskarżenie;
- podejmuje działanie w celu odzyskania środków finansowych;
- zamyka procedurę;
- działa na podstawie pisemnego upoważnienia nadanego przez podmiot prawny
- zobowiązana jest do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę informacji i dokumentacji przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym, w tym do stosowania bezpiecznych kanałów komunikacji innych niż wykorzystywane w zwykłej działalności;
- zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, które uzyskała w ramach wykonywanych zadań.
- Działania następcze obejmują w szczególności: ustalenie stanu faktycznego poprzez analizę zdarzeń oraz przygotowanie wniosków i rekomendacji dalszych działań.
- Prowadzona analiza zdarzeń polega na wysłuchaniu osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego, uczestników lub świadków opisywanych zdarzeń, innych osób związanych ze zgłoszeniem oraz na analizie dokumentacji dot. zgłoszenia.
- Działania następcze kończy dokument zawierający ocenę prawidłowości zgłoszenia, analizę zdarzeń oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań, na podstawie których podmiot prawny podejmuje adekwatne działania i przygotowuje informację zwrotną.
§ 5
Zakaz działań odwetowych
- Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, w szczególności w następujących formach:
- odmowie nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
- mobbingu;
- dyskryminacji;
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty;
- wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
- nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
- Zakaz działań odwetowych stosuje się także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
- Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
- Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
- Sygnalista nie może zrzec się praw określonych w ust.1 ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
§ 6
Przetwarzanie danych osobowych
- Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty wyrażoną pisemnie, zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszej procedury.
- Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości:
- sygnalisty;
- osoby której dotyczy zgłoszenie;
- osoby pomagającej w zgłoszeniu;
- osoby powiązanej z sygnalistą;
- innych osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu.
- Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
- Przetwarzanie danych osobowych w zakresie bezpieczeństwa realizowane jest zgodnie z rozporządzeniem z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO, w szczególności poprzez:
- ograniczenie dostępu do danych dla wszystkich osób, poza osobami wyznaczonymi do przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia działań następczych;
- przechowywanie danych w zabezpieczonych systemach informatycznych lub nośnikach danych, które spełniają najwyższe standardy ochrony danych, tj. szyfrowanie, silne hasła, kontrola dostępu i regularne aktualizacje zabezpieczeń;
- przechowywanie dokumentacji w formie papierowej w specjalnie wydzielonej, zamykanej, metalowej szafie, w środowisku zabezpieczonym, do której dostęp mają wyłącznie osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia działań następczych.
- Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie.
- Za usuwanie tych dokumentów odpowiedzialne są osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia działań następczych.
Postanowienia końcowe
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego w zakresie przedmiotu zgłoszenia organu publicznego.
- Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
- zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
- od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej.
- Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
- naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
- dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
- w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
Załącznik nr 1 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
………………………………, ……………….………………………….
Data Miejscowość
………………………………………………………..……………….
Imię i nazwisko sygnalisty/zgłaszającego
……………………………………………………………………..….
Adres zamieszkania
…………………………………………………………………..…….
Telefon oraz e-mail
……………………………..………………………………….
………………………………..……………………………….
Adresat zgłoszenia
ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA
w trybie ustawy o ochronie sygnalistów
Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązującej w podmiocie prawnym: …………………………………………………………………………………………………………………………………………..…. informuję, że:
Treść zgłoszenia obejmująca opis naruszenia
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Posiadane dowody
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Relacja sygnalisty/zgłaszającego do podmiotu prawnego (zaznaczyć właściwe)
ð Pracownik.
ð Pracownik tymczasowy.
ð Osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.
ð Przedsiębiorca.
ð Prokurent.
ð Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
ð Stażysta.
ð Wolontariusz.
ð Praktykant.
ð Osoba zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.
Oświadczenia.
- Oświadczam, że mam uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa, co pozwala na ochronę mojej tożsamości przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.
- Oświadczam, że znane są mi zapisy art. 8 ust.1 ustawy o ochronie sygnalistów, które pozwalają mi na wyrażanie wyraźnej zgody na ujawnienie mojej tożsamości, poprzez wypełnienie załącznika nr 3 do niniejszej procedury i dołączenie go do niniejszego zgłoszenia lub późniejsze dołączenie w trakcie postępowania.
- Mam świadomość, że w przypadku kiedy informacja będąca przedmiotem zgłoszenia nie okaże się prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub kiedy nie będzie stanowić informacji o naruszeniu prawa nie będzie przysługiwała mi ochrona tożsamości przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym oraz że osoby wskazane w zgłoszeniu zostaną o tym poinformowane na podstawie art. 14 ust.1 i 2 Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.
- Znana jest mi treść Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych
W związku z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) informuje się, że:
- administratorem danych jest Szkoła Podstawowa nr 1 im. Janusza Korczaka z Oddziałami Dwujęzycznymi, ul. Dąbrowskiego 41, 41-500 Chorzów, sp1.chorzow@naruszenie.info;
- dane przetwarzane będą w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów:
- na podstawie ciążącego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów,
- na podstawie ważnego interesu publicznego proporcjonalnego do wyznaczonego celu (art. 9 ust. 2 lit. g RODO) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty;
- podanie danych jest obowiązkowe, a ich brak uniemożliwi rozpatrzenie zgłoszenia;
- dane nie będą udostępniane żadnym odbiorcom poza odbiorcami, którymi będą jedynie podmioty wspierające administratora w obsłudze poczty elektronicznej, a także właściwe organy publiczne, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez te organy lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sąd, chyba że sygnalista wyraził odrębną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
- dane nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich i nie będą na ich podstawie podejmowane zautomatyzowane decyzje ani profilowanie;
- dane będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
- przysługują prawa: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, które w stosownych przypadkach przepisy mogą ograniczyć, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl), gdyby przetwarzanie danych naruszało wymienione prawa lub inne przepisy RODO;
- w przypadku zgody na ujawnienie danych przysługuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, które nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
- w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji powyższych praw można kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych przez e-mail: biuro@bitprotect.pl
………………………………..……………………………….
data oraz czytelny podpis sygnalisty/zgłaszającego
Załącznik nr 2 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
|
L.p.
|
Numer sprawy
|
Przedmiot naruszenia
|
Dane osobowe sygnalisty
|
Dane osoby której dotyczy zgłoszenie
|
Adres do kontaktu sygnalisty
|
Data dokonania zgłoszenia
|
Informacja o podjętych działaniach następczych
|
Data zakończenia sprawy
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik nr 3 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
………………………………, ……………….………………………….
Data Miejscowość
………………………………………………………..……………….
Imię i nazwisko sygnalisty
……………………………………………………………………..….
Adres do zamieszkania
…………………………………………………………………..…….
Telefon oraz e-mail
……………………………..………………………………….
………………………………..……………………………….
Adresat zgody
ZGODA NA UJAWNIENIE TOŻSAMOŚCI SYGNALISTY
Na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów wyrażam zgodę na ujawnienie danych osobowych pozwalających na ustalenie mojej tożsamości w związku ze zgłoszeniem:
z dnia ……………………………………
w sprawie:…………………………………………………………..…………………………………………………………….
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych
Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) został zrealizowany na druku wewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa, podstawa prawna: art. 13 ust. 4 RODO.
………………………………..……………………………….
data oraz czytelny podpis sygnalisty
Załącznik nr 4 do Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH
dla osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu sygnalisty
W związku z art. 14 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) informujemy, że:
- administratorem danych jest Szkoła Podstawowa nr 1 im. Janusza Korczaka z Oddziałami Dwujęzycznymi, ul. Dąbrowskiego 41, 41-500 Chorzów, sp1.chorzow@naruszenie.info;
- dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów:
- na podstawie ciążącego na administratorze obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów,
- na podstawie ważnego interesu publicznego proporcjonalnego do wyznaczonego celu (art. 9 ust. 2 lit. g RODO) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu wewnętrznym sygnalisty;
- przetwarzany jest następujący zakres danych, wskazanych w zgłoszeniu wewnętrznym sygnalisty ..................................................………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
[należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym oraz wskazać charakter w jakim występuje informowana osoba w zgłoszeniu, np. osoba, której dotyczy zgłoszenie, osoba powiązana z sygnalistą lub inna osoba trzecia]
- Państwa dane osobowe zostały podane przez sygnalistę, tj.
...................................................................................................................................................................
[należy podać dane sygnalisty, jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie tożsamości lub jeśli sygnalista nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów]
- dane nie będą udostępniane żadnym odbiorcom poza odbiorcami, którymi będą jedynie podmioty wspierające administratora w obsłudze poczty elektronicznej, a także właściwe organy publiczne, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez te organy lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sąd;
- dane nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich i nie będą na ich podstawie podejmowane zautomatyzowane decyzje ani profilowanie;
- dane będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
- przysługują Państwu prawa: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, które w stosownych przypadkach przepisy mogą ograniczyć, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl), jeśli sądzą Państwo, że przetwarzanie Państwa danych narusza RODO;
- w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji powyższych praw mogą Państwo kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych przez
e-mail: biuro@bitprotect.pl
